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東京マンション管理組合法人理事会運営細則
Ⅰ．総則
（目的）
第１条 東京マンション管理組合法人理事会運営細則（以下「運営細則」という。）は、東京マンション管理組合法人管理規約（以下「規約」という。）第７４条（細則）の規定に基づき東京マンション管理組合法人の理事会運営等に関し必要な事項を定めることにより、理事会の運営が円滑かつ適正に行われることを目的とする。
（定義）
第２条 運営細則において、次に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
一 占有者 区分所有法第６条第３項の占有者をいう。
二 管理費等 規約第 条（管理費等）第１項の管理費等をいう。
三 使用料 規約第 条（使用料）の使用料をいう。
四 組合員 規約第 条（組合員の資格）の組合員の資格有する者をいう。
五 役員 規約第 条（役員）第１項の役員をいう。
六 理事長 規約第 条（役員）第１項第一号の理事長をいう。
七 副理事長 規約第 条（役員）第１項第二号の副理事長をいう。
八 会計担当理事 規約第 条（役員）第１項第三号の会計担当理事をいう。
九 理事 規約第 条（役員）第１項第四号の理事をいう。
十 監事 規約第 条（役員）第１項第五号の監事をいう。
十一 総会 規約第 条（総会）第２項の通常総会及び臨時総会をいう。
十二 専門委員会 規約第 条（専門委員会の設置）第１項の専門委員会をいう。
Ⅱ役員の選任
（役員の選任）
第３条 役員は、組合員のうちから、総会で選任する。
２ 役員は、毎年その半数を改選する。
３ 第１項の役員の候補者は、第２６条の規定に基づき選出する。
４ 組合員が法人である場合において、その法人関係者を役員に選任しようとするときは、管理組合の役員の任務に当たることをその法人の職務命令として受けた者を対象とする。
５ 総会で役員を選任しようとするときには、総会議案書に理事及び監事候補者の氏名等を記載する。
（理事の役職の決定）
第４条 理事長、副理事長２名及び会計担当理事１名は、総会において選任された理事の互選により選任し、これらの理事以外の理事は、理事会の定めるところに従い管理組合の業務を担当する。
２ 理事は、役職が決定した後速やかに新旧理事の引き継ぎを行い、各々の職務に就くものとする。
３ 理事長は、第１項の規定に基づき決定した役職について、掲示板等に掲示し組合員へ周知するものとする。第６条（欠員の補充）に基づき役員の欠員を補充した場合も同様とする。
（役員の任期）
第５条 役員の任期は２年とし総会で選任された日の翌日から総会で後任の理事が選任された日までとする。
２ 次条（欠員の補充）の規定に基づき選任された補欠の役員の任期は、前任者の残任期間とする。
３ 任期の満了又は辞任によって退任する役員は、後任の役員が就任するまでの間、引き続きその職務を行う。
４ 役員が組合員でなくなった場合には、その役員はその地位を失う。
（欠員の補充）
第６条 規約第 条（役員）第１項に定める役員の定数が欠けた時は、補充の役員を組合員の内から総会で選任する。
Ⅲ．理事の職務
（役員の誠実義務）
第７条 役員は、法令、規約及び使用細則その他細則並びに総会及び理事会の決議に従い、組合員のために、誠実にその職務を追行するものとする。
２ 理事は、やむを得ない事情がある場合を除き理事会に必ず出席するものとする。
３ 理事は、やむを得ない事情により理事会を欠席する場合には、速やかに理事長に書面、電子メール又は電話により通知するものとする。
４ 役員は、その職務の追行上知り得た組合員等の個人情報及びプライバシー並びに管理組合運営等における内情について守秘義務を負う。
（理事長）
第８条 理事長は、管理組合を代表し、その業務を統括するほか、次の各号に掲げる業務を遂行する。
一 規約、使用細則その他細則又は総会若しくは理事会の決議により、理事長の職務として定められた次の業務等を遂行すること。
ア 専有部分の修繕等の申請の受理及び承認並びに修繕等の箇所への立ち入り及び調査（規約第 条（専有部分の修繕等））
イ 組合員等からの届け出書類等の受理
ウ 損害保険金の請求及び受領
エ 前会計年度における管理組合の業務の執行に関する報告
オ 理事長の職務の一部を他の理事へ委任すること
カ 総会を招集し議長を務めること及び招集期間を短縮すること
キ 占有者からの総会への出席及び意見陳述の通知の受理
ク 総会議事録の作成、保管及び閲覧申請への対応並びに保管場所の掲示
ケ 理事会を招集し議長を務めること
コ 理事会議事録の作成、保管及び閲覧申請への対応
サ 毎会計年度の収支予算案の提出及び変更予算案の提出
シ 会計年度の開始後、当該年度の収支予算案が総会承認されるまでの間の経費の支出及びその内容の報告
ス 毎会計年度の収支決算案の報告及び承認を得ること
セ 管理費等及び使用料の請求に関する訴訟その他法的措置の追行
ソ 管理組合預金口座の金融機関届出印の管理
タ 帳票類の作成、保管及び閲覧申請への対応
チ 法令、規約又は使用細則その他細則の違反者への措置
ツ 規約原本の保管、閲覧申請への対応及び保管場所の掲示
テ 理事の役職の掲示
ト 理事の担当業務執行状況等の報告の指示
ナ 理事会出席予定者の確認
二 役員以外の者への理事会出席の要請
ヌ 理事会議事の掲示
ネ 次期理事及び監事候補者並びに補充の役員の候補者の選出
ノ 細則原本の保管、閲覧申請への対応及び保管場所の掲示
ハ 駐車場使用契約及び管理委託契約等の締結及び更新
ヒ 法令により理事長の業務と定められた事項
二 理事会の承認を得て職員を採用し、又は解雇すること
２ 理事長は、必要に応じて、担当する業務の執行状況等について理事会に報告するものとする。
（副理事長）
第 9 条 副理事長は、理事長を補佐し、理事長に事故があるときは、その職務を代理し、理事長が欠けたときはその職務を行う。
２ 副理事長は、前項に定める事項のほか、規約、使用細則その他細則等により副理事長の職務と定められた事項を行う。
３ 副理事長は、理事長の指示により又は必要に応じて、担当する業務の執行状況等について理事会に報告するものとする。
４ 副理事長は、第 1 項により理事長の職務を代理し、又は理事長の職務を行った場合には、必要に応じて、業務の執行状況等について理事会に報告するものとする。
（会計担当理事）
第 10 条 会計担当理事は、管理費等及び使用料の収納、保管、運用、支出等に関する次の各号に掲げる会計業務を行う。
一 管理費等及び使用料の収納及び収納状況の確認等
二 管理費等及び使用料の滞納状況の確認並びに督促状況等の確認及び管理等
三 管理組合預金口座の預金通帳の管理
四 管理費等及び使用料の運用の管理
五 役員への報酬及び経費支払いに関する事務
六 会計帳簿等の作成及び管理
七 収支予算案及び収支決算案の素案の作成
八 その他管理組合の会計に関する事務
２ 会計担当理事は、前項に定める事項のほか、規約、使用細則その他細則等により会計担当理事の職務と定められた事項を行う。
３ 会計担当理事は、理事長の指示により又は必要に応じて、担当する業務の執行状況等について理事会に報告するものとする。
（理事）
第１１条 理事長、副理事長及び会計担当理事は、理事会において定められた管路組合の業務を行う。
２ 理事は、理事長の指示により又は必要に応じて、担当業務の執行状況等について理事会に報告するものとする。
Ⅳ．理事会の運営
（理事会の構成）
第１２条 理事会は理事をもって構成する。
２ 理事会の議長は、理事長が務める。ただし、理事長に事故があるとき又は理事長が欠けた時は、規約第 条（副理事長）の規定に基づき副理事長が議長を務める。
３ 監事は、規約第 条（監事）第 項の規定に基づき理事会に出席して意見を述べることが出来る。
（定例理事会等の開催）
第１３条 理事会は、次の各号の定めるところにより毎月１回会議を開催する。
一 開催日 第 曜日
二開催時間 午後 ～午後
三開催場所 東京マンション管理室
２ 前項の理事会について、理事長は、やむを得ない事情があると認められる場合には、理事会の開催日等を変更し、又は理事会の開催を中止することが出来る。
３ 理事長は、特に必要があると認める場合には、臨時に理事会を開催することが出来る。
（理事会の招集等）
第１４条 理事会は、理事長が招集する。ただし、理事長に事故があるとき又は理事長が欠けた時は、規約第 条（副理事長）の規定に基づき副理事長が招集する。
２ 理事が５分の１以上の理事の同意を得て理事会の招集を請求した場合には、理事長は速やかに理事会を招集しなければならない。
３ 前条第１項の定例理事会を開催する場合には、理事長は会議の７日前までに会議の日時、場所及び目的を示し、役員に通知しなければならない。
４ 前条第２項の規定に基づき定例理事会を変更し、又は中止する場合には、理事長は速やかに役員に通知しなければならない。
５ 前条第３項の規定に基づく臨時理事会及び第２項の規定に基づく請求による理事会を開催する場合には、理事長は会議の７日前までに会議の日時、場所及び目的を示して、役員に通知しなければならない。ただし、緊急の場合には、理事長は、この招集期限を短縮することが出来る。
６ 理事会の招集及び定例理事会の中止の通知は、書面、電子メール又は電話により行うものとする。
（理事会の議案の要領の配布）
第１５条 理事長は、前条の理事会招集通知とともに、必要に応じて、理事会の議案の要領を役員に配布するものとする。
２ 前条第６項の通知及び前項の議案の要領の配布先は、規約第４５条（招集手続き）第２項の規定に基づき各々の役員が組合員として管理組合法人に届け出をした宛先とする。
（理事会出席予定者の確認）
第１６条 理事長は、理事会が定数を満たし円滑に開催できるよう理事会開催までに理事の出席予定者を確認するものとする。
（理事会の会議及び議事）
第１７条 理事会の会議は、理事の半数以上が出席しなければ開くことが出来ず、其の議事は出席理事の過半数で決する。
２ 理事会の議事はあらかじめ通知した事項に限るものとする。ただし、全ての理事が理事会に出席しその全員が合意した場合には、予め通知した事項以外についても決議することが出来る。
３ 理事会における理事の決議は、理事本人が理事会に出席し議決権を行使する者とする。
４ 監事は、理事会に出席して意見を述べることが出来るが、理事会の決議に参加することは出来ない。
（役員以外の者の理事会出席）
第１８条 理事長は、必要と認める場合には、理事会の決議を経て、役員以外の組合員、占有者、専門的知識を有する者、利害関係人等（以下「関係者等」という。）に対し理事会に出席するよう求め、理事会において意見及び説明を求めることが出来る。
２ 前項の規定に基づき理事会に出席した関係者等は、議長の許可を得て発言することが出来るが、理事会の決議に参加することは出来ない。
３ 第１項の規定に基づき理事会に出席した関係者等は、理事会における組合員の個人情報及びプライバシー並びに管理組合運営等における内情について守秘義務を負う。
Ⅴ．理事会の議決事項
（理事会の議決事項）
第 19 条 理事会は、規約第 条（議決事項）の規定に基づき次の各号に掲げる事項を決議する。
一 収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案
二 規約及び使用細則等の制定、変更または廃止に関する案
三 長期修繕計画の作成または変更に関する案
四 その他の総会提出議案
五 規約第 条（専有部分の修繕等）に定める承認または不承認
六 規約第 条（収支予算案の作成又は変更）第 項に定める承認又は不承認
七 規約第 条（管理費等の徴収）第 項に定める未納の管理費等及び使用料の請求に関す る訴訟その他法的措置の追行
八 規約第 条（理事長の勧告及び指示等）に定める勧告又は指示若しくは警告
九 総会から付託された事項
2 理事会は、前各号に規定するもののほか、規約、使用細則その他細則の定めに基づき次の各
号に掲げる事項等を決議する。
一 理事長、副理事長及び会計担当理事の選任
二 理事長の職務として理事会で定める事項
三 職員の採用又は解雇の承認
四 理事長の職務の一部を他の理事へ委任することの承認
五 理事の業務担当の決定
六 臨時総会の招集の決議
七 総会の招集期間の短縮の承認
八 組合員以外の者の総会への出席の承認
九 理事会招集手続きについての別段の定め
十 専門委員会の設置及び調査又は検討の指示並びにその結果の受理
十一 役員以外の者の理事会への出席の承認
十二 外部の専門的知識を有する者との契約に関する案
十三 専門委員会の業務の一部を外部に委託する場合の契約に関する案
十四 次期理事及び監事候補者並びに補充の役員の候補者の選出
Ⅵ．理事会議事録
（理事会議事録の作成）
第２０条 理事会の議事については、議長は、議事録を作成しなければならない。
２ 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する２名の理事会に出席した理事がこれに署名押印しなければならない。
（理事会議事録の保管、閲覧）
第 21 条 理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、正当な理由がある場合を除いて、議事録の閲覧をさせなければならない。この場合において、議事録の閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
２ 理事長は、理事会議事録の閲覧をさせる場合には、理事長又は理事長が指名する理事等を立ち会わせるものとする。
３ 理事長は、理事会議事録の閲覧をさせる場合には、当該議事録について、組合員等の個人情報及びプライバシー並びに管理組合運営等における内情に係わる記載の有無を確認し、これらの記載があるときには、その記載部分の全部又は一部を閲覧対象外にする等その取り扱いについて十分注意しなければならない。
４ 理事会議事録を閲覧した者は、当該議事録に組合員等の個人情報及びプライバシー並びに管理組合運営等における内情に係わる記載がある場合には、記載内容について守秘義務を負う。
Ⅶ．専門家及び専門委員会の活用
（専門家の活用）
第 22 条 規約第 条(専門的知識を有する者の活用）の規定に基づき、管理組合が、外部のマンション管理士その他マンション管理に関する各分野の専門的知識を有する者と管理組合の運営その他マンション管理に関する相談、助言、指導その他の援助等を得ることに関する契約を締結しようとする場合には、次の各号に基づき契約すること及び当該費用の予算措置について総会の承認を得なければならない。
一 契約先
二 契約業務の内容
三 契約期間
四 契約額
五 契約費用の支払い方法及び支払区分
六 その他必要な事項
（専門委員会の設置）
第 23 条 理事会は、規約第 条（専門委員会の設置）の規定に基づき、専門委員会を設置し、特定の課題を調査又は検討させその結果を答申させることができる。
２ 前項にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、専門委員会の設置及び各号に関する事項について総会の承認を得なければならない。
一 専門委員会の調査又は検討の対象が理事会の責任と権限を越える事項の場合
二 理事会活動に認められている経費以上の費用が専門委員会の調査又は検討に必要となる場合
三 専門委員会の運営に関する細則等を制定する場合
四 専門委員会の調査又は検討に際しその業務の一部を外部の専門家に委託する場合
五 その他専門委員会の調査又は検討に際し理事会が総会の承認が必要と認める事項を含む場合
３ 前項第四号に該当する場合、又はすでに設立している専門委員会の調査又は検討に際し、その業務の一部を外部の専門家に委託する必要が生じた場合には、次の各号に基づき契約を締結すること及びその費用の予算措置について総会の承認を得なければならない。
一 契約先
二 契約業務の内容
三 契約期間
四 契約額
五 契約費用の支払い方法及び支払区分
六 その他必要な事項
Ⅷ．理事会活動の広報
（理事会議事の掲示）
第２４条 理事長は、管理組合法人運営の透明化に寄与し、開かれた民主的な者とすることに資するため、理事会終了後速やかに理事会の開催日時、議題、会議の要点等について掲示板等に掲示し組合員に周知するものとする。
Ⅸ．新旧役員の引き継ぎ
（新旧役員の引継ぎ）
第 25 条 新旧理事は、次の各号に基づき業務の引継ぎを行うものとする。
一 引継ぎ時期
第 4 条（理事の役職の決定）に基づき、後任理事の役職が決定した後に速やかに行うものとする。
二 引継ぎ内容
ア 理事会の業務に関する事項（規約及び使用細則その他細則で規定されている理事会業務、登記事業計画の内容等）
イ 保管帳票類に関する事項（会計、工事、総会及び理事会、建物・設備管理、管理業者、管理規約、各種契約、名簿等に関する保管帳票の一覧及び保管場所等）
ウ 懸案事項（総会決議事項等の未完了事項、マンション内の事件及び事故、組合員等からの要望及び苦情、管理業者及び分譲会社等との調整事項等）
エ その他理事会が必要と認めた事項
三 引継ぎ方法
新旧理事及び監事が一堂に会し前号の内容等について引継ぎを行うものとし、また、必要に応じて役職ごとに個別に引継ぎを行う。
四 引継ぎ書面の作成
第二号で定める引継ぎ内容については、必要に応じて書面等を作成し確実に引継ぎするものとする。
２ 新旧理事長は、前項の引継ぎが円滑に実施できるよう、引き継ぎ日時等について新旧理事等との調整を行うものとする。
３ 新旧監事の引継ぎについては、前 2 項の規定を準用する。
Ⅹ．役員候補者の選出方法
（理事及び監事候補者の選出・・・輪番制の場合）
第 26 条 理事長は、次期理事及び監事候補を次の各号の定めるところにより選出し、理事会の承認を得なければならない。
一 フロア別の各ブロック（フロアごとにあらかじめ定められて複数の住戸のグループ（以下「ブロック」という。）から部屋番号順で○名の役員候補者を選出し、当該ブロックの部屋が一巡した場合は最初の部屋番号に戻る。
二 順番により役員候補者となった組合員から、健康上の理由や転勤、又は当該マンションに居住せず遠隔地に住んでいること等特別な事情があることから役員候補者となることを辞退する等の申し入れがなされ、理事長がやむを得ないと認めた場合には、当該ブロック現役員が留任するか、又は当該ブロックの次の部屋番号に進むものとする。この場合において、現役員が留任するか、または次の部屋番号に進むかは、当該ブロック内で協議し決定するものとする。
三 前号により順番が延びた組合員は、当該特別な事情が解消された時には、部屋番号による順番にかかわらず次の役員候補者となるものとする。
四 監事候補者は、前三号により選出された役員候補者間の協議により決定するものとする。
五 組合員が法人である場合において、一号から三号により順番に該当したときは、第３条（役員の選任）第４項の規定に基づき、管理組合の役員の任務にあたることをその法人の職務命令として受けたものを役員候補者とする。
２ 理事長は、第６条（欠員の補充）の規定に基づき役員の欠員を補充する場合には、欠員となったブロックから、前項の規定により後任の役員候補者を選出し、理事会の承認を得なければならない。
Ⅺ．役員報酬等の支給
（役員報酬）
第２７条 管理組合法人は、規約第 条（役員の誠実義務）第２項に基づき、役員に対して役員としての活動に応ずる報酬を次の各号のとおりに支給する。
一 役員に月額 円の報酬を支給する。
二 前号の報酬については、当月分を翌月末までに支給する。
三 第一号の報酬については、管理費より支出し、其の事務は会計担当理事が担当する。
２ 前項の報酬に関しては、収支予算案作成時に毎年その支給予定を予算に計上し、規約第 条（総会）第 項の通常総会の承認を得なければならない。
（役員活動に伴う経費の清算）
第２８条 管理組合法人は、規約第 条（役員の誠実義務）第２項に基づき、役員に対して役員としての活動に応ずる必要経費を次の各号のとおりに清算する。
一 役員としての活動に伴う交通費、通信費、消耗品費等の経費については、実費を清算する。
二 前号の経費については、当月分を翌月末までに清算する。
三 第一号の経費については、管理費より支出し、其の事務は会計担当理事が担当する。
２ 前項の経費に関しては、収支予算案作成時に毎年そのみ込み額を予算に計上し、規約第 条（総会）第 項の通常総会の承認を得なければならない。
３ 役員は、第１項第一号に規定する経費の清算を受けようとする場合には、必要に応じて領収書等の支払いを証明する書類を会計担当理事に提出するものとする。
Ⅻ．雑則
（規定外事項）
第２９条 運営細則に定めの無い事項については、規約又は総会の決議で定めるところによる。
（細則の改廃）
第３０条 運営細則の変更又は改廃は、総会の決議を経なければならない。
（細則原本）
第３１条 この運営細則を証するため、理事長又は理事長の指名する２名の組合員が記名押印した運営細則１通を作成し、これを運営細則原本とする。
２ 運営細則原本は、理事長が保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があった時は、これを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することが出来る。
３ 理事長は、掲示板に運営細則原本の保管場所を掲示しなければならない。
付則
（細則の発効）
第１条 この運営細則は、平成 年 月 日から、効力を発する。
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